Organisation und Sicherheit
Ein Sportanlass braucht eine frühzeitige und durchdachte Vorbereitung. Dazu gehören die allgemeine Organisation des Anlasses, sowie auch verschiedene Sicherheitsüberlegungen. Unterteilen kann man diese in drei Teilschritte: Vorbereitung, Durchführung und Evaluation.
Eine sorgfältige Organisation ist die Grundlage für einen möglichst reibungslosen und gelungenen Ablauf des Anlasses. Egal, wie lange er dauert. Die Planung beginnt bei den Rahmenbedingungen und zieht sich weiter bis in Details wie Gruppenbildung, Turnierorganisationen oder Ehrung. Zudem ist eine sorgfältige Organisation die Voraussetzung für das Gewährleisten der Sicherheit.
Vorbereitung
Die folgenden W-Fragen geben einen Überblick
- Wozu? Ziel & Sinn des Anlasses
- Wer? Anzahl und Alter der Zielgruppe, Anzahl und Stärken der leitenden Personen, Verantwortungsbereiche und Aufgabenverteilung, Anzahl Helfende, wer kann angefragt werden (Kollegium, Eltern, lokale Vereine, Senioren)
- Wann? Datum und Zeit. Bis wann sind welche Vorbereitungsaufgaben zu erledigen? (Info an Zielgruppe, Reservationen, Anfrage der Helfenden, Vorbereitung einzelner Posten, …)
- Wo? Ort und Infrastruktur (rechtzeitig reservieren!), Toiletten, Organisation des Anlasses auf dem Gelände, braucht es Lagepläne? Werden Wegweiser ausgehängt, um sich auf dem Gelände zu orientieren? (z.B. Toilettenschilder, Sanität, …)
- Was? Inhalt & Thema, benötigtes Material, Ausrüstung der Teilnehmenden (rechtzeitig informieren!), Material für die Aktivitäten, Verpflegung, Sanität
- Wie? Ablauf des Anlasses, eingesetzte Methoden oder Turnierformen. Gibt es Teams (Einteilung)? Gibt es einen gemeinsamen Einstieg und Abschluss, eine Mittagspause?
- Worst-Case? Schlechtwetter-Alternative, Sicherheitskonzept und definierte Abbruchkriterien
Durchführung
Während des Anlasses ist es nötig, die aktuelle Situation ständig in den Augen zu behalten. Es wird überprüft, ob alle Mitarbeitenden und Helfenden in der Lage sind, ihre Aufgaben und Verantwortungsbereiche wahrzunehmen und situationsgerecht zu führen. Zudem ist es die Aufgabe der oder des Hauptverantwortlichen, den Anlass den aktuellen Bedingungen (z.B. Wetter) anzupassen. Die Kriterien dafür wurden bereits bei der Planung im Team festgelegt, was das Agieren in einer unverhofften Situation wesentlich erleichtert. Auch muss in dieser Phase das Zeitmanagement im Blick gehalten werden, sodass der Anlass im geplanten Zeitrahmen gehalten werden kann.
Evaluation
Nach der Durchführung des Anlasses setzen sich die Hauptorganisatoren zusammen und blicken auf die gesamte Planung und Durchführung zurück. Punkte, die vor allem im Fokus stehen, sind Änderungen im Hinblick auf den nächsten Anlass. Es ist empfehlenswert, die Erkenntnisse schriftlich festzuhalten. Jugend+Sport hat einige Leitfragen entwickelt:
- Was ist uns gut gelungen? Was hat funktioniert? Weshalb?
- Was hat nicht funktioniert? Weshalb?
- Welche unserer Erwartungen wurden erfüllt? Welche nicht?
- Was würden wir das nächste Mal wieder so, was anders machen?
- Gab es kritische Situationen? Warum ist es zu dieser Situation gekommen?
- Wie hätte diese Situation verhindert werden können?