Contacts avec les parents
De bons rapports avec les parents facilitent grandement les choses. Les parents dont les enfants participent pour la première fois à un camp souhaitent notamment recevoir des informations détaillées.
Soirée d’information pour les parents
La soirée d’information constitue la principale occasion de fournir aux parents tous les renseignements importants sur le camp. Une soirée bien préparée permet de supposer que le camp sera lui aussi parfaitement organisé. En donnant aux parents l’image d’une équipe compétente et fiable, les moniteurs gagnent leur confiance et s’assurent de leur soutien.
Pour planifier une soirée de parents, il vaut la peine de réfléchir aux points suivants:
- Public-cible: Qui participera à la soirée? Est-ce une soirée pour les parents dont les enfants se sont déjà inscrits ou pour faire de la publicité pour le camp?
- Objectifs et thèmes: De quelles informations les parents ont-ils besoin? Les thèmes choisis sont-ils suffisamment importants pour que les parents se déplacent? Thèmes possibles: règles du camp, mesures de sécurité, couverture d’assurance, Rega, formation J+S, équipement (conseils pour préparer le sac à dos, matériel adéquat), souhaits adressés aux parents (nombre de paquets, appels téléphoniques), dons, santé durant le camp.
- Equipe de moniteurs: Il est judicieux que tous les moniteurs soient présents, qu’ils se présentent brièvement au début, puis assument chacun une petite tâche au cours de la soirée.
- Cadre général: La soirée est-elle destinée uniquement aux parents ou aussi aux enfants? Quand aura-t-elle lieu? A-t-elle lieu sur place ou sous forme virtuelle?
- Invitation: Les parents doivent savoir à l’avance quels thèmes seront abordés. Doivent-ils s’inscrire? Comment les parents absents seront-ils informés?
- Besoins spécifiques des parents: Les parents dont les enfants n’ont encore jamais fait de camp n’ont pas les mêmes besoins que ceux qui en ont déjà fait plusieurs. Pour certains thèmes, il peut être judicieux de former plusieurs groupes.
- Présentation: Pour compléter la partie informative, qui sera claire et succincte, il est possible de montrer des photos du dernier camp ou de prévoir des surprises. Il convient de laisser suffisamment de temps pour la discussion et les questions.
- Partie conviviale: La partie informative ne devrait pas dépasser une heure. Il restera ainsi du temps pour discuter et poser des questions dans un cadre moins formel.
Formulaire d’inscription
Le formulaire d’inscription, qui fait en même temps office de contrat entre les parents et l’équipe de moniteurs, contient tous les points qui nécessitent la signature parentale. Il comporte au minimum le nom et l’adresse du participant et de ses parents, ainsi que les données relatives à la couverture d’assurance (l’assurance étant l’affaire des participants). Il peut également mentionner certaines règles à observer durant le camp et clarifier la question des droits d’utilisation des photos et vidéos («Nous nous réservons le droit de publier les photos et enregistrements réalisés»).
Feuille d’information médicale
Toutes les informations utiles concernant la santé des participants doivent être réunies avant le camp. Il est donc nécessaire que tous les participants et moniteurs remplissent la feuille d’information médicale. Les informations sont traitées de manière confidentielle; elles seront détruites après le camp. Il est judicieux que le moniteur responsable (p. ex. la personne en charge de l’infirmerie) passe en revue tous les questionnaires de santé avant le camp pour pouvoir demander des compléments d’information le cas échéant et réceptionner le matériel nécessaire (p. ex. médicaments).