Finances
Les camps risquent de devenir très vite très coûteux. Le trésorier gère les finances et tient une comptabilité transparente. Le chef de camp veille au respect du budget.
Les trois étapes suivantes t’aident à maîtriser les finances à tout moment :
Etablir un budget
Un budget de camp détaillé doit être établi le plus tôt possible. Les dépenses et les recettes peuvent être calculées sur la base du décompte de camps antérieurs.
- Hébergement: Ces dépenses peuvent varier considérablement. Pour établir le budget, on notera donc le prix présumé par personne.
- Frais accessoires: Ne pas oublier la taxe de séjour et le nettoyage final.
- Transport et voyage: Effectuer le calcul le prix du billet collectif à la gare ou sur Internet ou demander une offre aux entreprises de transport.
- Programme, abonnements et matériel: Procéder à une estimation une fois le programme de la semaine établi.
- Nourriture: Suivant les exigences, le montant varie entre 8 et 12 francs par personne et par jour; on peut diminuer les coûts en organisant par exemple une collecte de vivres.
- Réserves: Prévoir 5 à 10% des dépenses totales pour les imprévus.
- Subventions J+S: Demander le montant au coach J+S (voir aussi l’encadré ci-dessous).
- Contribution des élèves: Estimer le nombre de participants. Définir si les familles qui comptent plusieurs enfants ou qui sont dans une situation financière difficile bénéficient d’une réduction.
- Bénéfice/Déficit: Planifier tel que l’on atteigne un budget équilibré ou un excédent. Il est impératif de clarifier avant le camp qui couvrira un éventuel déficit.
A télécharger: Budget pour un camp (xls)
Gérer la comptabilité
La gestion d’un livre de caisse permet de garder en permanence un œil sur le budget. Le trésorier reporte les dépenses au fur et à mesure. Cela permet non seulement de simplifier le décompte final et d’éviter les mauvaises surprises. Toutes les dépenses doivent pouvoir être justifiées, c’est pourquoi toutes les reçus et tous les bulletins doivent être conservés. Il est judicieux de collecter les reçus de tous les moniteurs après le camp et de régler rapidement leurs dépenses. PPour des raisons de sécurité, il ne devrait avoir dans la caisse uniqument le montant d’argent liquide nécessaire au paiement des dépenses quotidiennes. Les montants plus importants devraient être réglés sur facture ou par bulletin de versement.
Faire les comptes
Après le camp, le trésorier établit un décompte détaillé dès qu’il a pu effectuer tous les paiements. Il compare les chiffres avec le budget et en tire les conclusions qui s’imposent pour les camps suivants. Il est conseillé de conserver le décompte final ainsi que toutes les quittances au moins trois ans pour pouvoir s’y référer en cas de questions.
Subventions J+S
Contributions
Qui organise des camps de sport scolaire d’après les règles de Jeunesse+Sport reçoit 16 francs par jour de camp et par participant. Pour les camps sans nuitée, jusqu’à CHF 6.50 (5 heures d’activités J+S) par participant et par jour sont indemnisés.
Inscription d’enfants et de jeunes avec handicap
J+S soutient la participation des enfants et des jeunes en situation de handicap aux offres J+S au moyen de formations complémentaires destinées aux monitrices et moniteurs J+S et de subventions supplémentaires. Les organisateurs des offres J+S auxquelles participent des enfants et des jeunes en situation de handicap reçoivent sous certaines conditions une subvention pour l’engagement d’une monitrice ou d’un moniteur J+S disposant du complément «Sport et handicap» (voir document Directive (pdf)). Pour que l’organisateur puisse obtenir cette subvention, la présence de participantes et participants en situation de handicap doit être annoncée directement dans la nouvelle BDNS avant la clôture de l’offre.
Actions en faveur du financement
L’organisation d’un camp peut représenter un défi sur le plan financier, mais il y a plusieurs moyens pour trouver des fonds :
- Sponsors alimentaires : contacter des supermarchés locaux ou des producteurs alimentaires et leur demander de sponsoriser le camp sous forme de dons de nourriture.
- Contributions de donateurs : créer un programme de donateurs par lequel des personnes ou des entreprises peuvent soutenir le camp avec un montant de leur choix.
- Vente de gâteaux : c’est un moyen classique et efficace pour récolter des fonds. Organisez un stand de vente lors de manifestations ou de marchés locaux.
- Course sponsorisée : organiser une course où les participants sont sponsorisés par leurs amis et leur famille pour chaque tour effectué.
- Excursions peu coûteuses organisées par des offices de tourisme : Coopérer avec les offices de tourisme locaux afin d’obtenir des offres spéciales ou des réductions pour les excursions de groupe.
- Organiser un événement : un petit tournoi ou une journée sportive avec différentes disciplines peut faire rentrer des frais de participation. En outre, une petite buvette (stand de restauration) peut être mis en place pour générer des recettes supplémentaires.
- Demander à des fondations : chercher des fondations locales et régionales qui soutiennent des projets dans le domaine du sport et de la promotion de la jeunesse. Une demande bien formulée peut faire toute la différence.
- Soutien de la commune : vérifier si l’administration communale locale peut promouvoir des manifestations ou mettre à disposition des locaux à un prix avantageux.
Camps J+S: Planifier un camp – étape par étape
La fascination pour les camps s’est éveillée en toi et tu veux vivre des moments magiques avec ton groupe ou ton club lors d’un camp J+S, d’un week-end d’entraînement ou d’une semaine active? Sur cette page d’aperçu, nous te guidons à travers les différentes étapes de la planification avec des aides, des check-lists et des modèles prêts à l’emploi.
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