Erfolgreich Gespräche führen

Eine erfahrene Trainerin/ein erfahrener Trainer bringt für die Leitung und/oder Moderation von Gesprächen dafür zwei wichtige Voraussetzungen mit:

Aktives Zuhören ist ein wichtiger Bestandteil der Gesprächsführung. Nur wenn wir uns auf das einlassen, was unser Gegenüber sagt, können wir auch wirklich verstehen, was gemeint ist. Zum aktiven Zuhören zählt neben dem Lauschen der Worte auch das Beobachten der Körpersprache. Unbewusst wird unser Gesprächspartner Signale senden. Während wir nichts sagen, können wir dennoch am Gespräch teilnehmen: wir können durch Gesten und Körpersprache zeigen, dass wir aufmerksam sind und die vielen Zeichen wahrnehmen.

Durch geschickte Fragen können wir jedes Gespräch lenken, denn wer fragt, der führt bereits. Fragen lassen sich zudem dazu nutzen, Interesse an einem bestimmten Punkt zu signalisieren. Und schliesslich erfüllen Fragen natürlich auch noch ihren ursprünglichen Zweck: Sie fördern den Informationsaustausch und das gegenseitige Verständnis. Nutzen wir also gezielt Fragen bei der Gesprächsführung.

Führen heisst im Zusammenhang mit Gesprächsführung, einem roten Faden zu folgen. Bereits am Anfang eines Gesprächs macht es Sinn, ein Ziel für den jeweiligen Termin zu vereinbaren. Bis wo wollen wir heute kommen? Mit was wären wir zufrieden? Was wollen wir heute erreichen? Anschliessend beginnen wir mit der Datensammlung, formulieren Hypothesen und diskutieren mögliche Diagnosen. Das schafft die Grundlage für Lösungsansätze und Handlungsoptionen. Am Schluss werden die nächsten Schritte festgelegt und definiert, wie der Prozess begleitet wird.

Wir verkünden am liebsten gute Nachrichten. Vor schwierigen Gesprächen drücken wir uns oft. Doch: Zu jedem Beruf gehört, Verantwortung zu übernehmen, Entscheidungen zu treffen und diese zu vertreten, auch wenn es schwerfällt und unangenehm ist. Denn: Schwierige Themen zu ignorieren, beseitigt sie nicht. Früher oder später kommt alles an die Oberfläche – oft dann, wenn der Zeitpunkt besonders ungünstig ist.

Zudem neigen unbeachtete Probleme dazu, grösser zu werden. Deshalb: Auch wenn es weh tut – es ist eine Chance, an dieser Aufgabe zu wachsen und sich selbst und der Organisation, für die man arbeitet, einen Gefallen zu tun.

Im Wesentlichen werden Gespräche im Voraus dann als schwierig empfunden, wenn man damit rechnen muss, dass der Gesprächspartner emotional und unvorhersehbar reagiert. Erschwert werden solche Gespräche durch die persönliche, individuelle Interpretation des Gegenübers. Dies kann bei den Gesprächsleitenden Unsicherheit auslösen, mit unangenehmen Folgen für sie selbst und ihr Gegenüber: Beklemmung, unklare und unsichere Aussagen, Abwehrverhalten, reduzierte Offenheit und Toleranz.

Daher ist es wichtig, schwierig erscheinende Gespräche gut vorzubereiten. Meist ist es sinnvoll, schwierige Gespräche nicht aufzuschieben, sondern rasch anzugehen.