Organisation et sécurité
Une manifestation sportive nécessite une préparation bien pensée. Parmi les réflexions préalables, outre l’organisation générale, les questions de sécurité occupent une place centrale. Tout événement se divise globalement en trois parties: préparation, réalisation et évaluation.
Peu importent la taille et la durée de l’événement, seule une organisation soigneuse en garantit un déroulement sans faille, gage de succès. La planification commence avec les conditions-cadres et s’étend jusqu’à la formation des groupes, le déroulement du tournoi ou encore la remise éventuelle de prix. Une planification minutieuse est la condition essentielle à toute manifestation placée sous le signe de la sécurité.
Préparation
Les questions suivantes servent de fil rouge à chaque organisation:
- Pourquoi? But et sens de la manifestation.
- Qui? Nombre et âge des participants, nombre et compétences des enseignant-e-s, domaines de responsabilité et répartition des tâches, nombre d’aides, personnes susceptibles d’être sollicitées (école, parents, clubs locaux, seniors, etc.).
- Quand? Date et durée. Quelles sont les tâches préparatoires? Quand doivent-elles être faites? Informations au groupe-cible, réservations, engagement des aides, préparation des différents postes, etc.
- Où? Lieu et infrastructures (réserver à temps!). Toilettes, répartition des activités sur les terrains, plan du site? Faut-il prévoir des panneaux indicateurs pour s’orienter sur le site (toilettes, service sanitaire, etc.)?
- Quoi? Contenu et thème. Matériel requis, équipement des participant-e-s (informer suffisamment tôt!), matériel pour les activités, restauration, service sanitaire et premiers secours.
- Comment? Déroulement de la manifestation, méthodes ou formes de tournoi choisies. Doit-on former des équipes? Y a-t-il un départ et une fin communs, etc.?
- Scénario catastrophe? Alternative en cas de mauvais temps, concepts de sécurité et d’interruption bien définis.
Réalisation
Durant la manifestation, il est impératif d’observer en permanence la situation et son évolution. Les collaboratrices et collaborateurs sont-ils en mesure de remplir leur mission à tout moment et d’endosser les responsabilités qui leur incombent? Les principaux organisateurs et organisatrices doivent être capables d’adapter le déroulement de la journée en fonction des conditions (météorologiques p. ex.). Les critères déterminants pour changer de programme sont soigneusement définis lors de la planification afin de faciliter les décisions au moment critique. La gestion du temps représente un autre défi afin que les activités respectent l’horaire prévu.
Evaluation
Après la manifestation, l’équipe en charge de l’organisation se réunit et jette un regard critique sur la planification et la réalisation. Les points à améliorer, voire à modifier sont consignés en vue d’une prochaine organisation. Jeunesse+Sport propose quelques questions clés:
- Qu’avons-nous réussi à faire? Qu’est-ce qui a bien fonctionné? Pourquoi?
- Qu’est-ce qui n’a pas marché? Pourquoi?
- Quelles attentes ont-été remplies? Et lesquelles ne l’ont pas été?
- Que reprendrons-nous pour la prochaine fois et que changerons-nous?
- Y a-t-il eu des situations critiques? Qu’est-ce qui les a provoquées?
- Comment cette situation aurait-elle pu être évitée?