Aspetti finanziari
I campi possono risultare molto costosi. Il tesoriere del campo amministra il denaro e tiene una contabilità chiara e giustificabile. La direzione del campo è responsabile del rispetto del budget.
Di seguito tre tappe del processo che aiutano a gestire le finanze.
Definire il budget
Ogni campo necessita di un budget dettagliato definito per tempo. Entrate e uscite possono essere calcolate sulla base della contabilità dei campi precedenti.
- Alloggio: queste spese possono essere molto variabili. I contributi dei partecipanti vanno tenuti in considerazione nel calcolo del budget.
- Spese supplementari: da non dimenticare le tasse di soggiorno e la pulizia finale.
- Viaggio e trasporto: calcolare i costi online o alla stazione e procurarsi i preventivi per i mezzi di trasporto.
- Programma, materiale, abbonamenti: le spese possono essere stimate dopo aver definito il programma settimanale.
- Pasti: a seconda delle esigenze la spesa giornaliera è tra gli 8 e i 12 franchi a persona. La spesa giornaliera può essere ridotta ad esempio organizzando una donazione di generi alimentari.
- Riserve: prevedere il 5-10% della spesa complessiva per gli imprevisti.
- Contributi di G+S: chiedere l’importo al coach G+S.
- Contributo per il campo: stima del numero di partecipanti. Decidere se le famiglie con più bambini o quelle con meno mezzi economici hanno diritto a una riduzione.
- Attivi/passivi: pianificare il budget in modo da ottenere un pareggio o un attivo. È indispensabile chiarire prima del campo chi coprirà un eventuale passivo.
Da scaricare
- Modello bugdet per un campo (xls)
Tenere la contabilità
Il budget può essere controllato costantemente tenendo un libro di cassa. Il tesoriere deve annotare tempestivamente le spese effettuate nel libro di cassa. Questo facilita i calcoli alla fine del campo ed evita spiacevoli sorprese. Tutte le spese devono essere documentate. Si raccomanda quindi di conservare tutte le ricevute e le fatture. Al termine del campo raccogliere le ricevute di tutti i monitori e rimborsare al più presto tutte le spese da loro effettuate. Per motivi di sicurezza, la cassa deve contenere solamente i contanti necessari al pagamento delle spese quotidiane. Importi più elevati vanno versati contro fattura o con bollettino di pagamento.
Compilare il conteggio finale
Al termine del campo il tesoriere compila prima possibile un conteggio finale preciso, dopo aver effettuato tutti i pagamenti. Il tesoriere confronta le cifre effettive con il budget e ne trae conclusioni utili per i campi successivi. Si raccomanda di conservare per almeno tre anni il conteggio finale e tutte le ricevute, come supporto per eventuali chiarimenti tardivi.
Il supporto di Gioventù+Sport
Contributi finanziari
Chi organizza campi con pernottamento secondo le regole di Gioventù+Sport riceve un contributo di 16 franchi per giorno e partecipante. Per i campi senza pernottamento, saranno rimborsati fino a 6,50 franchi (5 ore di attività G+S) per ogni partecipante al giorno.
Iscrizione di bambini e giovani con disabilità
G+S sostiene la partecipazione di bambini e giovani con disabilità ai programmi di G+S con possibilità di formazione e contributi aggiuntivi. Gli organizzatori di campi a cui partecipano bambini o giovani con disabilità ricevono un contributo per l’impiego di un istruttore Y+S con il supplemento “Sport e handicap” a determinate condizioni (vedi Documenti). Per ricevere il contributo, il relativo modulo di iscrizione deve essere presentato direttamente alla nuova BNDS al più tardi alla fine del programma.
Azioni per migliorare le finanze
L’organizzazione di un campo può essere molto impegnativa dal punto di vista finanhiario. Ci sono diversi modi, per raccogliere i fondi necessari:
- Sponsor alimentari: contattate i supermercati o i produttori alimentari locali e chiedete loro una sponsorizzazione sotto forma di donazioni alimentari per il campo.
- Contributi del mecenate: Creare un programma di patrocinio attraverso il quale i singoli o le aziende possono sostenere il campo con un importo a loro scelta.
- Vendita di dolci: un modo classico ed efficace per raccogliere fondi. Organizzate una bancarella in occasione di eventi o mercati locali.
- Corsa sponsorizzata: organizzate una corsa in cui i partecipanti sono sponsorizzati da amici e familiari per ogni giro percorso.
- Escursioni a basso costo attraverso i centri turistici: Collaborate con gli uffici turistici locali per ottenere offerte speciali o sconti per le escursioni di gruppo.
- Organizzare un evento: Un piccolo torneo o una giornata sportiva con diverse discipline può generare quote di partecipazione. Inoltre, si può allestire un piccolo punto di ristoro per generare ulteriori entrate.
- Informarsi sulle fondazioni: ricercare le fondazioni locali e regionali che sostengono progetti sportivi e di sviluppo giovanile. Una domanda ben formulata può fare la differenza.
- Sostegno da parte dell’ amministrazione locale: verificate se l’amministrazione locale può sponsorizzare gli eventi o mettere a disposizione i locali a un prezzo ragionevole.
Campi G+S: Pianificare un campo – Un passo dopo l’altro
Siete affascinati dai campi e volete vivere momenti magici con il vostro gruppo o club in un campo G+S. Oppure pianificate un weekend di allenamento o una settimana di attività? Ottimo! Vi sosterremo e vi guideremo attraverso le varie fasi di pianificazione con l’assistenza necessaria, le liste di controllo e i modelli già pronti in questa pagina di panoramica.
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