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Winterlager – Organisation

Elternkontakt

Ein guter Draht zu den Eltern ist für das Gelingen des Lagers sehr hilfreich. Insbesondere die Eltern von Kindern, die zum ersten Mal an einem Lager teilnehmen, wollen genauer informiert sein.
Zeichnung: Zwei Hände, die sich schütteln.

Informationsabend für Eltern

Der Informationsabend ist die wichtigste Gelegenheit, die Eltern über das Lager zu orientieren. Ein gut vorbereiteter Anlass lässt auf ein gut organisiertes Lager schliessen. Wenn die Lagerleitung das Bild eines kompetenten und zuverlässigen Leitungsteams zu vermitteln weiss, sichert sie sich damit die Unterstützung und das Vertrauen der Eltern.

Folgende Überlegungen helfen bei der Planung eines Informationsabends

  • Zielpublikum: Wer kommt an den Elternabend? Handelt es sich um eine Informationsveranstaltung für Eltern, deren Kinder schon angemeldet sind, oder wird das Lager beworben?
  • Ziele und Themen: Welche Informationen benötigen Eltern? Sind die Themen genügend wichtig, damit die Eltern teilnehmen? Mögliche Themen: Regeln im Lager, Sicherheitsvorkehrungen, Versicherungsschutz, Rega, Ausbildung in J+S, Ausrüstung (Tipps zu Rucksack packen, guter Ausrüstung), Wünsche an Eltern (Anzahl Pakete, Anrufe), Spendenwünsche, Gesundheit im Lager.
  • Leitungsteam: Sinnvollerweise ist jedes Mitglied des Leitungsteams anwesend, stellt sich am Anfang kurz vor und übernimmt am Abend eine kleine Aufgabe.
  • Rahmen: Findet der Elternabend nur mit den Eltern oder auch mit den Kindern statt? Wann findet er statt?
  • Einladung: Die Eltern sollen im Voraus wissen, welche Themen besprochen werden. Müssen sich die Eltern anmelden? Wie werden abwesende Eltern informiert?
  • Verschiedene Bedürfnisse: Eltern, deren Kinder noch nie in einem Lager waren, haben andere Bedürfnisse als solche, deren Kinder schon mehrfach teilgenommen haben. Bei einigen Themen kann der Elternabend aufgeteilt werden.
  • Präsentation: Neben einem klaren und knappen Informationsteil können auch Fotos des letzten Lagers oder Überraschungen eingebaut werden. Für den Austausch und die Fragerunde sollte genügend Zeit eingerechnet werden.
  • Gemütlicher Teil: Der Informationsteil sollte nicht länger als eine Stunde dauern. Danach bleibt in einem gemütlichen Teil Zeit für Gespräche und individuelle Fragen.

Anmeldeformular

Das Anmeldeformular ist gleichzeitig auch der Vertrag zwischen den Eltern und dem Leitungsteam. Darin ist alles geregelt, was die Unterschrift der Eltern verlangt. Mindestens der Name und die Adresse des Teilnehmenden und dessen Eltern sowie der Versicherungsschutz («Versicherung ist Sache der Teilnehmenden») sollten darin enthalten sein. Ausserdem können gewisse Lagerregeln sowie die Rechte zur Verwendung von Bild und Tonmaterial («Wir behalten uns vor, gemachte Bild- und Tonaufnahmen zu veröffentlichen») geklärt werden.

Informationsblatt zu den Teilnehmenden

Für das Lager braucht es Informationen über den Gesundheitszustand der Teilnehmenden. Daher sollen alle Lagerteilnehmenden und das Leitungsteam ein Teilnehmenden-Informationsblatt ausfüllen. Die Informationen sind vertraulich zu behandeln und müssen nach dem Lager vernichtet werden. Es empfiehlt sich, dass die verantwortliche Leiterperson alle Teilnehmenden-Informationsblätter vor dem Lager durchliest. So kann sie bei Unklarheiten nachfragen und die nötigen Materialien (z.B. Medikamente) entgegennehmen.

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