Finanzierung
Lager können sehr schnell teuer werden. Der Lagerkassier verwaltet das Geld und führt eine klare und nachvollziehbare Buchhaltung. Die Lagerleitung ist dafür verantwortlich, dass das Budget eingehalten wird.
Folgende drei Teilschritte helfen, die Finanzen jederzeit im Griff zu haben:
Budget erstellen
Jedes Lager benötigt frühzeitig ein detailliertes Budget. Aufwände und Erträge können aufgrund der Abrechnungen vergangener Lager berechnet werden.
- Unterkunft: Diese Ausgaben variieren stark. Daher die zu erwartenden Beträge pro Person beim Erstellen des Budgets berücksichtigen.
- Nebenkosten: Kurtaxen und Endreinigung nicht vergessen.
- Reise- und Transportkosten: Kosten an der Bahnstation oder im Internet berechnen lassen und Offerten für die Transportfahrzeuge einholen.
- Programm, Material, Abonnemente: Kosten können nach Erstellung des Wochenprogramms abgeschätzt werden.
- Verpflegung: Je nach Ansprüchen bewegt sich der Tagespreis pro Person zwischen CHF. 8.- und 12.-. Der Tagespreis kann auch tiefer angesetzt werden, wenn z. B. Lebensmittelspenden organisiert werden.
- Reserven: 5–10% der gesamten Auslagen für Unvorhergesehenes einplanen.
- Beiträge von J+S: Betrag beim J+S-Coach nachfragen.
- Lagerbeitrag: Abschätzen, wie viele Teilnehmende kommen. Überlegen, ob Familien mit mehreren Kindern oder Bedürftige eine Vergünstigung erhalten.
- Gewinn/Defizit: So planen, dass ein ausgeglichenes Budget oder ein Überschuss entsteht. Unbedingt vor dem Lager klären, wer ein Defizit abdeckt.
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Buchhaltung führen
Das Budget lässt sich durch das Führen eines Kassenbuchs laufend kontrollieren. Der Lagerkassier muss selbst getätigte Aufwände sofort im Kassabuch nachtragen. Dies vereinfacht die Abrechnung am Schluss und erspart unliebsame Überraschungen. Alle Aufwände müssen belegt werden können, deshalb sind sämtliche Quittungen und Belege aufzubewahren. Es ist sinnvoll, nach dem Lager die Quittungen aller Leitenden einzusammeln und deren Auslagen bald zu begleichen. Aus Sicherheitsgründen sollte nur so viel Bargeld in der Kasse sein, wie für die Bezahlung der Tagesausgaben benötigt wird. Grössere Beträge sollten auf Rechnung oder mit Einzahlungsschein beglichen werden.
Abrechnung erstellen
Nach Abschluss des Lagers erstellt der Lagerkassier möglichst bald nach dem Ausführen aller Zahlungen eine genaue Abrechnung. Dabei vergleicht er die effektiven Zahlen mit dem Budget und zieht Rückschlüsse für künftige Lager. Es ist sinnvoll, die fertige Abrechnung und alle Quittungen mindestens drei Jahre aufzubewahren, damit sie bei allfälligen späteren Fragen zur Klärung beitragen können.
Finanzielle Beiträge durch Jugend+Sport
Ein Lager nach J+S-Standards durchzuführen ist einerseits eine Qualitätssicherung aber auch eine Finanzierungsmöglichkeit. Wenn ein Schneesportlager den J+S- Anforderungen entspricht und bei J+S angemeldet wird, kann ein zusätzlicher Beitrag pro Teilnehmer und Tag erwirkt werden. Informationen sind beim J+S Coach der Schule oder bei der Kantonalen Sportfachstelle für Jugend und Sport erhältlich.
Mehr Geld für J+S-Lager
Schneesportlager von Schulen, die ausschliesslich in den Sportarten Ski, Snowboard, Skilanglauf und Skispringen durchgeführt werden, erhalten zusätzliche Unterstützung. Neu erhalten die Organisatoren CHF 16.00 pro Tag und Teilnehmerin und Teilnehmer.
Fonds für Härtefälle bei GoSnow.ch
Durch begrenzte Gemeindebeiträge und begrenzte Beteiligungsmöglichkeiten der Eltern, sind selbst preisgünstige Schneesportaktivitäten für gewisse Gemeinden und Schulen, resp. die Eltern der Schulkinder nicht tragbar. Gemeinsam mit der Stiftung «Freude herrscht» hat die Schneesportinitiative den Fonds für Härtefälle ins Leben gerufen. Er soll Unterstützung bieten für Schulen in finanzschwachen Gemeinden, welche budgetbedingt keine Schneesportaktivität durchführen können oder durch spezielle Umstände über zu wenig Budget verfügen, um ein Schneesportlager oder einen Schneesporttag durchzuführen.